Le code du travail impose à l’employeur de respecter certaines obligations pour permettre une meilleure réalisation du contrat de travail et de bonnes relations avec les salariés. Afin de vous aider, nous avons établi une liste non exhaustive des points à respecter.
DECLARATION PREALABLE A L’EMBAUCHE (DPAE)
Il est nécessaire qu’une DPAE soit établie au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche et au plus tard un jour ouvrable avant l’arrivée du salarié.
Le non-dépôt de la DPAE est une infraction passible d’une amende de 1 500 €.
Si notre cabinet est chargé de la réaliser, vous devez nous transmettre les informations requises grâce à la « fiche d’embauche salarié » que nous vous avons fournie. Celle-ci nous permettra également de rédiger le contrat de travail du salarié, le cas échéant.
CONTRAT DE TRAVAIL
L’établissement d’un contrat de travail est fortement conseillé. En effet, sans écrit, il ne peut y avoir de période d’essai. Le contrat est obligatoire pour les CDD et les temps partiels (remis sous 48 heures).
MEDECINE DU TRAVAIL
La médecine du travail doit permettre d'éviter toute altération de la santé des salariés du fait de leur travail.
Le salarié doit passer une visite d’information et de prévention (VIP) :
o Dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'embauche (ou avant l'embauche pour les travailleurs mineurs et les travailleurs de nuit), sauf exception,
o Au minimum tous les cinq ans,
o Avant la reprise du travail, à l’initiative du salarié, de son médecin traitant ou de son médecin conseil,
o Dans les 8 jours suivants la reprise du travail après un arrêt de plus de 30 jours (congés maternité, maladie, accident de travail…)
A partir du 1er octobre 2021, les salariés soumis à un Suivi Individuel Renforcé (SIR), doivent bénéficier d’une visite médicale avant leur départ à la retraite.
Les visites médicales sont considérées comme du temps de travail et les frais de déplacement doivent être pris en charge par l’employeur.
Le non-respect de ces obligations est passible d’une amende de 1 500 €.
REGISTRE DU PERSONNEL
Les indications relatives à l’embauche doivent être portées sur le registre unique du personnel au moment de l’embauche et de façon indélébile. Il vous appartient, en qualité d’employeur, de tenir à jour ce registre, sur lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauchage, tous les salariés de l’établissement. Ce registre doit être conservé au sein de l’établissement et mis à disposition de l’Inspection du travail en cas de contrôle.
Tous les stagiaires et intérimaires doivent également être mentionnés.
La non-tenue du registre du personnel est une infraction passible d’une amende de 750 € par salarié concerné.
Les adhésions obligatoires (liste non exhaustive)
Suite à l’embauche ou à la reprise de personnel, l’employeur se doit d’adhérer aux caisses et organismes suivants :
o URSSAF ou MSA : immatriculation automatique par l’établissement d’une DPAE
o Caisse de retraite complémentaire
o Caisse de prévoyance cadre (et non cadre selon les dispositions conventionnelles) – mise en place de décision unilatérale obligatoire
o Caisse de mutuelle – mise en place de décision unilatérale obligatoire
o Médecine du travail
o Caisse de congés payés (cas du BTP, des intermittents…)
Vous avez l’obligation d’informer les salariés dès la mise en place, ou en cas de modification, d’un régime de protection sociale.
AFFICHAGE DANS L’ETABLISSEMENT
Tout employeur est tenu d’afficher dans l’établissement un certain nombre d’informations, notamment :
o L’ordre des départs en vacances,
o Les consignes incendies,
o La convention collective applicable,
o L’égalité Professionnelle,
o Les horaires collectifs de travail (qui doivent respecter les durées légales de travail),
o Les coordonnées utiles (Inspection du Travail, médecine du travail, …),
o La liste des membres du Comité d’Hygiène et de Sécurité et des Conditions de Travail,
o Textes et affichettes concernant l'Interdiction de fumer,
o Textes concernant la lutte contre les discriminations.
o Textes concernant la prévention du harcèlement sexuel ou moral.
o Textes concernant l'égalité de rémunération entre les Hommes et les Femmes.
DOCUMENT UNIQUE DE L’EVALUATION DES RISQUES (DUER)
Tous les employeurs ont l’obligation de transcrire et de mettre à jour, dans un document unique, les résultats de l’évaluation des risques professionnels. Le DUER est tenu à disposition des instances représentatives du personnel (si l’entreprise compte au moins 11 salariés), des salariés, du médecin du travail, des agents de l’inspection du travail et des agents des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale. L’objectif est d’identifier les risques présents dans l’entreprise, pour les combattre.
Si ce document est manquant, l’employeur peut être tenu responsable pénalement, en cas d’accident ou de maladie professionnelle d’un salarié, de ne pas avoir respecté l’obligation de sécurité des salariés. La faute inexcusable peut alors être invoquée.
Le non-respect de ces obligations est une infraction passible d’une amende de 1 500 €.
SUIVI DES HEURES ET JOURS TRAVAILLES
Le suivi des heures est une obligation dès lors que les salariés ne suivent pas un horaire collectif ou effectuent des heures supplémentaires, complémentaires ou des astreintes (Article D3171-8 du Code du travail).
Nos clients ne disposant pas de suivi automatisé (badgeuse, saisie des temps…) doivent tenir des feuilles d’heures signées par les salariés et l’employeur.
Concernant les salariés sous convention de forfait en jours, ils sont tenus de travailler le nombre de jours défini dans le contrat de travail. Une feuille d’heures n’est pas nécessaire mais un décompte par jour doit être fait.
En cas de contrôle URSSAF ou de litige avec un salarié, ces documents permettent de justifier des heures supplémentaires effectuées et exonérées. Sans cela, toute exonération peut être remise en cause et un délit de travail dissimulé peut être établi.
HORAIRES DANS L’ENTREPRISE
Suivant le droit du travail et sous réserve des dispositions conventionnelles :
o Un salarié ne peut effectuer plus de 48 heures par semaine
o La durée du travail journalière ne peut excéder 10 heures
o Tout salarié doit bénéficier d’un repos quotidien d’une durée minimale de 11 heures consécutives.
o Les heures de nuit sont comprises entre 21 heures et 6 heures.
ENTRETIEN PROFESSIONNEL
La loi du 05 mars 2014 (article L.6315-1 du code du Travail modifié par la loi de 2014-288 du 05/03/2014) instaure l’obligation d’un entretien professionnel à minima tous les 2 ans et d’un entretien sexennal (tous les 6 ans).
Pour rappel, pour les salariés en forfait jours, un entretien annuel doit être effectué.
RECOURS A LA SOUS-TRAITANCE
Si vous êtes donneur d’ordre et que vous avez recours à un sous-traitant, vous devez obtenir de lui :
o un document attestant de son immatriculation (extrait K bis ou carte répertoire des métiers),
o une attestation de vigilance, délivrée par l’Urssaf, qui mentionne le nombre de salariés et le total des rémunérations que votre cocontractant a déclaré lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales.
CONFORMITE ELECTRIQUE ET/OU GAZ
L’employeur est tenu de maintenir l’ensemble des installations électriques/gaz permanentes en conformité avec les dispositions relatives à la conception des installations électriques/gaz applicables à la date de leur mise en service. Les installations électriques des équipements de travail doivent être placées de manière à prévenir les risques d’origine électrique.
