A compter du 1er juillet 2022, les contrôles URSSAF vont se renforcer sur les documents obligatoires concernant la mise en place des régimes de prévoyance et de frais de santé afin de valider ou non les exonérations de cotisations.
Nous vous rappelons vos obligations :
I. CONFORMITE DES CONTRATS
- Pour les contrats de frais de santé
Depuis le 1er Janvier 2020 avec la réforme du 100% Santé, les contrats de frais de santé ont connus une évolution avec la mise en charge du « reste zéro à charge ».
Votre contrat de frais de santé doit répondre au critère dit « responsable ».
Les contrats de frais de santé ont été modifiés pour intégrer ses obligations.
- Pour les contrats de prévoyance
Suivant que votre contrat de prévoyance répond au minimum légal ou conventionnel ou qu’au contraire vous avez désirez faire un plus pour vos salariés, le formalisme de mis en place est différent.
II. MISE EN PLACE PAR ACCORD D’ENTREPRISE OU PAR DECISION UNILATERALE
Lorsque vous mettez en place une couverture prévoyance complémentaire, vous prenez nécessairement une décision qui vous engage.
La souscription du contrat avec un organisme assureur ne suffit pas.
La mise en place de cette couverture minimale doit être formalisée dans l’entreprise :
- Soit par une décision unilatérale.
Dans ce cas, si le régime mis en place comporte une cotisation salariale, l’employeur doit s’assurer de l’accord de chaque salarié employé dans l’entreprise
- Soit par un Accord de branche (convention collective) ;
- Soit par un Accord d’entreprise (pour les entreprises où a été désigné un délégué syndical) ;
III. DOCUMENTS A PRESENTER EN CAS DE CONTROLE URSSAF
En cas de contrôle Urssaf, et afin de bénéficier de l’exonération de charges sociales concernant la part de mutuelle que vous prenez à charge, vous devez être en mesure de fournir un certain nombre de documents :
- Le contrat de prévoyance en place avec le détail des garanties
- Le contrat de frais de santé avec le détail des garanties
- Les justificatifs du formalisme de mise en place des contrats : DUE, Accord entreprise
- Les justificatifs de dispense si vous en avez :
- L’attestation de cas de dispense remplie et signée par le salarié
- Le justificatif de dispense : la carte de tiers payant n’est pas un cas de dispense.
Pour le cas de dispense de l’ayant droit, l’attestation doit être communiquée chaque année au 1er janvier. Elle doit mentionner « cas de dispense en tant qu’ayant droit d’un contrat collectif famille à titre obligatoire ».
- Pour le salarié, titulaire de la CMU, il faut l’attestation vitale mentionnant cette prise en charge.
Il faut faire très attention aux dates de validité et de renouvèlement.
Tous ces documents sont indispensables pour que l’exonération de charges sociales ne soit pas remise ne cause par l’URSSAF.
Afin de palier à tout problème à venir, nous vous conseillons vivement de vous mettre en rapport avec votre organisme de prévoyance ou de frais de santé pour valiser l’ensemble de vos contrats et de vos pièces justificatives.
En cas de DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur) non établie, votre organisme de prévoyance complémentaire est en mesure de vous fournir les matrices nécessaires.
Votre chargé(e) de compte est là pour vous renseigner, n’hésitez pas à le contacter !
